Los problemas del papel en la oficina
Vivimos en una época sin precedentes, un siglo en el que los cambios tecnológicos han dado pasos agigantados facilitando la vida de todos los seres humanos a puntos que solo existían anteriormente en nuestros sueños, a pesar de todas las posibilidades, resulta bastante irónico saber que el papel sigue siendo el soporte fundamental para la mayoría de las empresas, y es que aunque una gran mayoría se encarga de digitalizar sus facturas, reportes, vales y toda la documentación física generada, se resisten a deshacerse de los originales, debido al temor a perder garantías legales, por lo tanto el archivo de papel en forma tradicional sigue en auge.
Oficinas llenas de facturas, carpetas, cajas de documentos son el día a día en la mayoría de las empresas, oficinas limitadas en espacio y con desorden.
Desde hace un tiempo algunas empresas están implementando el concepto de oficina sin papeles, pero aún no es una práctica común entre las pequeñas y medianas empresas que se encuentran renuentes a implementar el archivo digital.
Los beneficios de contar con una oficina sin papeles son muchísimos, pero en esta ocasión te presentaremos los principales problemas de los papeles en la oficina:
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Desorden, papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias, los montones de papeles están por todos lados, y resulta complicado acceder a la información de manera rápida.
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Nadie sabe con certeza donde encontrar la información, los papeles se mezclan, se rompen y se separan y al final la responsabilidad no puede recaer sobre nadie.
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Debido a que todos los documentos suelen mezclarse, cada quien conserva o elimina lo que le parece oportuno.
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No se cuenta con tiempo y normas de archivo o clasificación.
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Existe el riesgo latente de que se mezclen y pierdan carpetas y documentos importantes.
El proyecto de una oficina sin papel es un concepto que está tomando gran auge en estos días, debido a que elimina los problemas que presentamos anterior mente y acarrea grandes beneficios a la rentabilidad de las empresas.
Si estás interesado en convertir tu oficina en una oficina sin papeles, lo primero que deberás hacer es estar realmente convencido, el trabajo puede ser un poco laborioso, pero valdrá la pena.